Зачем нужна интеграция
Многие крупные предприятия уже используют КЭДО (кадровый электронный документооборот) — систему для создания, согласования и юридически значимого подписания кадровых документов в электронном виде.
При этом специалисты по охране труда ежедневно работают в ЭРМ КОТ, где ведутся процессы обучения, инструктажей, медицинских осмотров, обеспечения СИЗ и другие процессы охраны труда. Без интеграции документы приходится вручную передавать между системами, повторно выполнять одни и те же действия и контролировать несколько процессов одновременно.
Интеграция ЭРМ КОТ с Контур КЭДО объединяет процессы охраны труда и кадрового электронного документооборота. Специалист продолжает работать в привычном реестре документов ЭРМ КОТ, а процессы подписания и ознакомления автоматически передаются в Контур КЭДО и обратно без ручного дублирования данных.
Развитие интеграций с системами КЭДО остается одним из важных направлений совершенствования платформы ЭРМ КОТ. В ближайшее время также планируется поддержка Saby КЭДО и HRlink.
Как ЭРМ КОТ и Контур КЭДО работают вместе
1. Создание документа
Специалист по охране труда создает документ в привычном реестре документов ЭРМ КОТ, назначает сотрудников на согласование, утверждение или ознакомление и нажимает кнопку «Отправить в КЭДО».
2. Автоматическая отправка в Контур КЭДО
ЭРМ КОТ автоматически передает в Контур КЭДО тип документа, основной файл, приложения, участников процесса и сроки выполнения. На основании этих данных формируется маршрут согласования, подписания или ознакомления.
3. Выполнение процесса подписания
Контур КЭДО направляет документ назначенным сотрудникам и обеспечивает его согласование, подписание или ознакомление с использованием электронной подписи.
4. Автоматическое получение результатов
После завершения процесса подписания ЭРМ КОТ автоматически получает из Контур КЭДО:
— статусы процесса;
— даты подписания;
— комментарии участников;
— информацию об отклонении документа (при наличии);
— документ со штампом электронной подписи;
— акты ознакомления по каждому сотруднику.
5. Единое рабочее место и архив
После завершения процесса ЭРМ КОТ автоматически получает документ со штампом электронной подписи и прикрепляет его к карточке документа. Для каждого сотрудника также загружается индивидуальный акт ознакомления.
В результате специалист продолжает работать только в ЭРМ КОТ: в реестре документов доступны все статусы и результаты обработки, а в карточке сотрудника хранится история назначенных и подписанных документов с соответствующими актами ознакомления.
Что это дает предприятиям
Интеграция ЭРМ КОТ с Контур КЭДО позволяет предприятиям объединить процессы охраны труда и кадрового электронного документооборота без изменения привычных бизнес-процессов. Специалисты продолжают работать в едином интерфейсе ЭРМ КОТ, а обмен документами, подписание и ознакомление сотрудников выполняются автоматически через Контур КЭДО.
Хотите узнать больше о возможностях интеграции ЭРМ КОТ с Контур КЭДО? Оставьте заявку на демонстрацию, и мы покажем, как работает обмен документами на практике.